Les relances factures et suivi de masse
Le paramétrage de suivi des factures vous permet de mettre en place les alertes de relances des documents commerciaux tel que les factures.
Sommaire cliquable :
Préambule
Il faut avant tout savoir comment se gère l'échéance d'une facture dans le CRM.
Il existe 2 façons :
1. La plus simple, c'est tout simplement le champ 'date d'échéance'. Vous renseignez manuellement cette date ou alors elle se renseigne automatiquement (réglage dans le panneau de configuration > workflow à +n jours par rapport à la date d'édition).
2. Si vous utilisez des conditions de règlements (dans l'onglet échéancier) : le champ "date d'échéance" disparaît au profit des conditions de règlements qui vont s'afficher dans le corps de la facture comme par exemple "30% à la commande, solde à 30 jours fin de mois" ou encore "prélèvement en 12 échéances" avec les dates et les montants des échéances attendues.
Le suivi des relances
Pour suivre les différentes échéances de vos factures, allez dans le menu Ventes > suivi de masse.
Ce menu permet d'effectuer beaucoup d'actions différentes mais nous nous concentrerons uniquement sur les relances dans ce tutoriel.
Il vous faudra avant tout sélectionner la table facture :
IMAGE1
Il faut ensuite trouver les factures à relancer grâce aux différents filtres disponibles. Dans les champs de filtrage, nous utiliserons uniquement le champ "encadr. échéance". Vous souhaitez voir les factures dont l'échéance est comprise entre le 01.02.2024 et le 31.02.2024 ? Saisissez alors ce dates.
Vous souhaitez voir les factures dont l'échéance est dépassée à ce jour (nous admettons que nous sommes le 17.02.2024). Saisissez la date du 17 février 2024 uniquement dans la 2ème boite de saisie. Ne mettez pas de date de début.
Voici un exemple concret :
Nous souhaitons rechercher toutes les factures ayant une échéance au mois de mai. Nous saisissons les dates dans 'Encadr. échéance' et obtenons le résultat suivant :
Si le résultat apparaît en bleu c'est que l'échéance n'est pas encore dépassé, pas d'alarme.
Si la ligne apparaît en orange c'est que l'échéance est dans quelques jours.
Si la ligne apparaît en rouge (comme dans notre exemple), c'est que l'échéance est dépassée. Vous pouvez voir l'échéance et le montant attendu dans l'encadré violet.
En bout de ligne, le logiciel vous indique la prochaine action à effectuer (relance 1 ou 2, mise en demeure...).
A vous de cocher les factures sur lesquelles vous souhaitez mener une action. Les factures dont l'échéance est dépassée sont cochées par défaut.
Ensuite, en bas de l'écran, allez sélectionner l'action à effectuer pour les factures cochées :
Dans notre cas il s'agit de E-mailing.
Dans la rubrique suivante, choisissez 'suivi calculé'. C'est à dire que le logiciel va gérer seul la prochaine action à effectuer : il va prendre le bon modèle d'email en fonction de la nature de l'action à effectuer : relance 1, relance 2....
Enfin, dans la dernière rubrique 'Document joint au format PDF', choisissez si le CRM doit incorporer ou non la facture concernée en pièce-jointe de l'email.
Validez : le logiciel envoie les emails et met à jour le suivi de votre facture pour dire qu'il a effectué une relance, une mise en demeure, etc...
Attention : pour que cela fonctionne, il conviendra avant de définir des modèles d'emails et de les attribuer pour chaque étape : relance 1, relance 2, mise en demeure, etc...
Pour ce faire, suivez la procédure ci-dessous :
Paramétrer les relances et affectation de modèles de mail
Allez dans le menu Paramètres > Paramètres généraux > Liste de choix > Etape des suivis.
Sélectionnez 'envoi de document'. Au passage, vous pouvez renommer chaque étape !
A droite ensuite, affectez les modèles de mails devant être utilisés lorsque vous envoyez un devis, une commande, une factures, etc...
Sélectionnez ensuite 'relance 1' :
AC
La manipulation est la même sauf que vous devez indiquer au logiciel à partir de quand il doit vous prévenir qu'il faut faire une relance 1. Pour ce faire, il faut saisir un nombre de jours dans la rubrique 'Date indicative de x jours après l'étape précédente'.
Dans l'exemple nous avons mis 0 (zéro). Cela indique au logiciel que la facture passe en 'relance 1' zéro jour après la date d'échéance (donc à la date d'échéance). On peut laisser un délai et mettre 5 jours. Le logiciel vous dira donc d'effectuer une 'relance 1' 5 jours après la date d'échéance de la facture.
Répétez l'opération pour chaque étape et n'oubliez pas d'affecter les bons modèles d'emails pour chaque étape (ou au moins pour les factures si vous n'utilisez que ces relances là).
Astuce : pour l'étape 'envoi document', c'est donc le modèle assigné ici qui sera utilisez par tous les agents. Par contre vous pouvez surcharger le modèle en utilisant le votre. Cliquez sur l'icône 'personnalisation' en haut à gauche (à côté du bouton quitter). Dans la rubrique 'modèles par défaut', vous pouvez vous assigner un autre modèle qui sera utilisé en priorité pour l'envoi des documents uniquement au lieu du modèle assigné dans les étapes de suivis.
