Gestion des ressources d'évènements

Cet article explique le fonctionnement des ressources disponible depuis le menu Produits > Ressources.

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Création d'une ressource

Une ressource est un élément à réserver pour un événement, cela peut être une salle de réunion, un véhicule, un projecteur... Cette ressource est donc partagée par tous les collaborateurs, il est donc important de savoir si elle est disponible ou non.

Mouvement d'une ressource

Historique des réservations de la ressource

Liste des réservations avec les agents qui ont réservés. Vous pouvez annuler la réservation, la modifier ou en insérer et la lier à un évènement.

Ajouter une ressource depuis la page évènement

Depuis l'onglet ressource

Vous cherchez une ressource en saisissant son nom dans la boite de recherche et en cliquant sur le bouton de recherche.

Liste du planning des ressources recherchées

Après votre recherche, vous avez les ressources ciblées avec le planning de réservation. Vous pourrez vérifier facilement si votre ressource est disponible.
Si elle est disponible, cliquez sur le nom de la ressource du planning avec qu'elle soit sélectionner dans le formulaire de réservation.

Cliquez sur le bouton "insérer" afin de valider la réservation, si cette dernière est validée, elle apparait dans le tableau des ressources réservées pour cet évènement.

Voici un résumé rapide de la gestion du temps dans le logiciel.

Nous saisissons ce que nous appelons des événements ou des tâches afin de renseigner des actions à réaliser (dans le futur donc) ou qui se sont déjà réalisées (un compte rendu d'appel, un compte rendu de visite...).

- Les événementspeuvent être saisis sur la page actions > événements ou sur la page agent > agenda qui affiche un planning. C'est la page la plus couramment utilisée.

Les événements sont 'typés', c'est à dire qu'il y a un champ obligatoire à renseigner 'type' d'événement. Ce champ est une liste déroulante paramétrable. Vous pouvez ainsi indiquer si votre événement est une réunion, un rendez-vous, une formation, une relance de devis, etc... Vous choisissez en fonction de vos besoins !  Grâce à ce système, vous pouvez également accéder à des statistiques basés sur les types d'événements : combien il y a eu de rendez-vous clients sur une période, combien de relances, filtrer uniquement sur les compte-rendus de visites, etc....

- Les tâches ressemblent aux événements sauf qu'il n'y a pas de date ou d'heure de début mais uniquement une date d'échéance. C'est utilisé pour rappeler une action à réaliser avant telle échéance. Vous pouvez saisir des tâches via le menu actions > tâches et également via le planning dans agent > agenda.

Les événements et tâches proposent de nombreuses options que vous pouvez découvrir dans les différents tutoriels.

 Les événements et les tâches sont également accessibles depuis la version mobile.

Utilisation de l'agenda graphique

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Création rapide d'un événement

Création d'un événement avec les options

Utilisation de l'agenda graphique en vidéo

Création rapide d'un événement :

Création d'un événement avec les options :

Les agendas multiples

L'agenda multiple cumule les agendas des agents en fonction des droits de l'utilisateur

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• - 1. Vue globale
• - 2. Insertion d'un événement

Vue globale

L'interface est accessible depuis le menu Agents > Agenda multiple

Vision global

La sélection des agents se fait par société, les agents seront affiché en fonction de votre droits. 
Chronologie : Filtre à la journée
Timeline week : Filtre à la semaine
Les événements peuvent être déplacés dans la plage chronologique mais également d'un agent à l'autre.
L'ajout d'un événement se fait en double cliquant sur la zone voulue.

Insertion d'un événement

Formulaire d'insertion

Retrouvez les éléments minimum pour une insertion rapide d'un événement. Il est possible de basculer dans une version plus complète via au bouton édition au pied du formulaire.

Les liens entre les documents commerciaux

Cet article développe le fonctionnement des liens dit aussi mapping manuel ou automatique.

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Quels sont les données concernées ?

L'intérêt des liens entres les données permet de tracer le cheminement de l'action de son origine à sa finalité.

Les données cibles de cette traçabilité sont :
Evènement qui peut être lié à : devis, commande, facture, avoir, commande fournisseur.
Affaire qui peut être lié à : devis, commande, facture, avoir.
Devis qui peut être lié à : évènement, affaire, commande.
Commande qui peut être liée à : évènement, affaire, devis, bon de livraison, facture, commande fournisseur.
Facture qui peut être liée à : évènement, affaire, commande, avoir.
Commande fournisseur qui peut être liée à : évènement, commande, bon de réception.
Bon de livraison qui peut être lié à : commande.
Bon de réception qui peut être lié à : commande fournisseur

Mapping automatique

L'application travaille pour vous

En effet lorsque vous élaborez une commande depuis un devis existant, l'application va gérer un lien entre les documents. De plus vous aurez une visibilité sur les documents annexes en amont et en aval de la chaine de données.
Les liens sont cliquables afin de vous rendre dans les pages de liaison et voir la donnée en choisie.

Mapping manuel

Choisir la table à lier

Il est possible de réaliser une liaison manuelle vers un choix de table plus étendu.
Une fois la table choisie, il faudra sélectionner la donnée à lier à votre document. Cette liaison apparaitra par la suite dans la liste de mapping à la suite du mapping automatique.
Il sera ainsi possible de compléter le spectre des données impliquées à votre document.