Messagerie (configuration et utilisation)
Cet article détaille la configuration et l'envoi de mail
Sommaire cliquable :
Configuration de la messagerie
Nous proposons 2 méthodes :
Méthode 1. Paramétrage simple de la messagerie d'un utilisateur
Allez dans paramètres > paramétrage des agents > gestion des agents.
Sélectionnez (ou créez) l'agent désiré puis au niveau de la l'adresse email, cliquez sur le bouton 'Action' > paramétrage .
Saisissez vos paramètres de connexion tel que vous le feriez dans Outlook ou thunderbird.
Les rubriques à saisir :
nom de connexion : c'est votre adresse email
mot de passe : le mot de passe de votre compte de messagerie (pas du CRM)
Paramètres IMAP
serveur : adresse du serveur IMAP
port : numéro de port du serveur IMAP
sécurité de connexion : souvent les comptes sont cryptés avec la méthode SSL ou TLS. ça peut être vide si non crypté mais ce n'est pas bon signe ;)
Flags : laissez vide
Désactiver authentification : laissez vide
Paramètres SMTP
serveur : adresse du serveur SMTP
port : numéro de port du serveur SMTP
Authentification : Mettez oui dans 98% des cas. Cela signifie que la connexion pour l'envoi des emails est cryptée
Sécurité de connexion : sélectionnez la méthode de cryptage, souvent SSL ou TLS, suivez les indications de votre fournisseur
Flags : laissez vide
Vous trouverez plus loin dans cet article quelques exemples de paramètres avec les fournisseurs les plus connus.
Méthode n°2. Paramétrage avancé de la messagerie
Il est possible de gérer l'ensemble des comptes de messagerie sans passer par le menu de chaque agent.
Allez dans paramètres > paramètres généraux > configuration messagerie.
Dans le tableau qui apparaît sur votre CRM, vous pouvez voir la liste des adresses emails déjà configurées et à qui elles sont associées puisqu'il est possible d'affecter plusieurs utilisateur sur une même adresse.
=> En effet, il est pratique de mutualiser l'utilisation d'une adresse email générique pour que plusieurs personnes puissent traiter les demandes d'une même adresse comme par exemple contact@xxxx , comptabilite@xxx, support@xxx, logistique@xxx, etc.....
Cliquez sur une ligne existante puis cliquez sur le bouton modifier (en haut à droite du tableau) pour modifier un compte de messagerie existant ou alors cliquez sur 'nouveau' pour rajouter une nouvelle adresse email.
Vous retrouvez ensuite le panneau de configuration de la messagerie vue avec lea méthode 1 à la différence que celui-ci propose quelques options supplémentaires.
Voici la description des rubriques (notez que les rubriques obligatoires comportent un astérisque) :
Mail : l'adresse email à créer ou modifier
nom de connexion : c'est votre adresse email encore, la même que dans la rubrique précédente 'Mail'. Ce n'est pas votre nom de connexion du CRM !
mot de passe : le mot de passe de votre compte de messagerie (pas du CRM).
Paramètres IMAP
serveur : adresse du serveur IMAP
port : numéro de port du serveur IMAP
sécurité de connexion : souvent les comptes sont cryptés avec la méthode SSL ou TLS. ça peut être vide si non crypté mais ce n'est pas bon signe ;)
Flags : laissez vide
Désactiver authentification : laissez vide
Paramètres SMTP
serveur : adresse du serveur SMTP
port : numéro de port du serveur SMTP
Authentification : Mettez oui dans 98% des cas. Cela signifie que la connexion pour l'envoi des emails est cryptée
nom de connexion : c'est votre adresse email, la même que dans la rubrique 'Mail'. Ce n'est pas votre nom de connexion du CRM !
mot de passe : le mot de passe de votre compte de messagerie (pas du CRM). C'est le même que celui saisi plus haut
Sécurité de connexion : sélectionnez la méthode de cryptage, souvent SSL ou TLS, suivez les indications de votre fournisseur
Flags : laissez vide
Dossiers
Dossiers : cette rubrique n'est accessible qu'une fois que vous aurez validé/enregistré votre adresse. Lorsque vous revenez sur cet écran, vous pourrez alors cliquer sur le bouton 'Dossiers'.
Ce bouton affiche les dossiers déjà existants de votre compte de messagerie (éléments envoyés, reçus, indésirables/spam, brouillons, corbeille, etc....) et permet de 'mapper' les dossiers. Si le logiciel ne la pas fait automatiquement vous devez indiquer manuellement ce que doit faire le CRM : par exemple sur un email envoyé, doit-il le placer dans le répertoire emails envoyés ou dans la corbeille (ce qui n'est pas cohérent bie entendu). Sur un email reçu, dans quel dossier doit-on le mettre ? ...
Dans 90% des cas ce mappage est fait automatiquement mais parfois il arrive que le CRM ne trouve pas ou ne reconnaisse pas les dossiers qui peuvent être tous différents suivant les fournisseurs et c'est donc à vous d'indiquer au crm 'la marche à suivre' :)
Autres paramètres (optionnel. Ne modifiez que si vous maîtrisez cette partie)
CRLF : indique comment sont traités les retours à la ligne dans les email. \n qui est par défaut fonctionne dans 99,9% des cas !
Agent : saisissez les agents qui pourront utiliser ce compte de messagerie
Tag public : laissez sur 'non'
Stockage de P.J. : lorsque vous envoyez ou recevez un email, le CRM fait une copie de cet email et vous devez indiquer si la copie doit elle aussi conserver les pièces jointes ou non de l'email. ATTENTION : Mettre sur oui fait augmenter drastiquement l'espace de stockage qui vous est alloué. Notez que l'email est aussi dans votre boite de messagerie (Outlook, Thunder Bird, Gmail, etc...) et que cette version 'originale' que vous conservez dans votre logiciel d'emails a les pièces jointes. Il n'est donc pas forcément judicieux que la copie du crm ait aussi les pièces jointes. Cette copie sert à avoir l'historique sur un client.
En pratique, lorsque vous recevez des emails via le CRM, il est plus judicieux de sauvegarder les pièces jointes qui le nécessitent dans le répertoire du client plutôt que automatiquement sauvegarder toutes les pièces jointe de chaque email, les pièces jointes étant parfois des images de signatures qui sont incorporées dans le corps de l'email. Après 3 ou 4 répondre, vous vous retrouvez parfois avec 3 ou 4 pièces jointes qui ne sont que les images des signatures par exemple.
[CRON] ajouter liens aux mails lus : Comme vous n'utilisez pas le CRM toute la journée en général, ne fois par jour (le soir) le CRM va contrôler les mails marqués comme lus sur votre serveur de messagerie et va les noter comme 'lu' également dans le CRM mais surtout rattacher automatiquement ces emails aux clients s'il les trouve. Il fait automatiquement ce que vous faite manuellement lorsque vous ouvrez un email reçu depuis le CRM.
[CRON] supprimer mail + liens : Recommandé 'NON. Lorsque vous supprimez un email de Outlook (par exemple) nous avons toujours une copie de l'email dans l'historique du client. Si vous choisissez l'option 'OUI', le logiciel supprimera également la copie de l'historique client lorsque vous supprimerez un email de votre boite de messagerie.
Envoyer des emails
Il suffit de cliquer sur l'icône en forme d'enveloppe tout en haut à gauche ou depuis chaque page du CRM, cliquer sur le bouton 'action' à droite puis 'envoyer mail'. Cette deuxième méthode sera privilégiée car elle va remplir directement l'adresse email du destinataire ou charger le modèle désiré suivant la page.
Tous les emails envoyés depuis cette interface seront automatiquement rattachés au client dont dépend l'adresse du destinataire.
Description des fonctionnalités :
1. Si plusieurs adresses de messageries ont été configurées sur votre utilisateur, sélectionnez le compte de messagerie désiré pour envoyer un email
Dessous vous retrouvez les rubriques habituelles de destinataires (A), copies (Cc) ou encore copies cachées (Bcc).
2. L'objet de votre message. C'est un champ obligatoire. L'objet est pré-rempli si vous utilisez un modèle.
3. Le corps de votre email. Il est également pré-rempli si vous l'avez créé dans un modèle. COGIVEA CRM gère les champs de publipostage pour personnaliser l'email ainsi que l'attache de signature.
4. Envoyer l'email.
5. Ouvrir l'explorateur de fichiers pour sélectionner un modèle. Notez qu'il est possible de charger automatiquement un modèle en fonction des pages où vous vous trouvez : depuis devis, le logiciel va charger le modèle d'email pour envoyer un devis, depuis facture ça sera un autre modèle, etc... Pour cela, reportez-vous à l'aide et recherchez 'modèles par défaut'.
6. Sauvegarder le message en cours.
7. Mode texte : pour les personnes ouvrant leurs emails en mode texte et non HTML. Comme pour les autres logiciel d'emails, le CRM va remplir automatiquement la version texte à partir de la version HTML. Sinon vous pouvez personnaliser votre version texte ici.
8. Demande d'accusé de réception.
9. Rend le mail privé. Une fois l'email envoyé, celui-ci apparaît dans l'historique client et seul l'expéditeur pourra consulter le contenu du mail.
10. Pour rajouter une pièce jointe 'Locale', c'est à dire qui se trouve sur votre ordinateur (équivalent du bouton parcourir).
11. Rajouter une pièce jointe stockée dans l'explorateur de fichiers du CRM (depuis votre espace privé ou commun à tous les utilisateurs, comme une plaquette de produit par exemple). Il est possible lors de la création d'un modèle de rajouter des pièces jointes contenues dans cet espace de stockage.
12. Ajout d'une pièce jointe se trouvant dans le dossier d'un client ou le dossier d'une affaire du CRM.
13. liste des pièces jointes présentes dans l'email.
Boite de réception
Allez dans Agent > Messagerie
Ci-dessous l'aperçu et tous les détails des fonctionnalités :
1. Liste des différents comptes de messagerie auquel vous êtes rattachés.
2. arborescence de la boite de messagerie.
3. Tableau d'affichage des emails. Pour ouvrir un email, double-cliquez dessus (voir détail dessous : lire un email). Les mails non lus sont en gras. Il est possible de cliquer sur les en-têtes de colonnes pour trier.
4. Relever les nouveaux mails.
5. Rédiger un nouveau mail.
6. Fenêtre de paramétrage du compte de messagerie.
7. Actions possibles sur les messages sélectionnés : supprimer, suivi (met une étoile, voir point 9), retirer suivi, passer les message en lus ou remettre les message en non lus.
8. Rechercher des messages contenant le texte renseigné.
9. Cochez l'étoile pour mettre un suivi. Vous pouvez ensuite trier les mails suivis en cliquant sur l'en-tête de la colonne.
10. Lien : si vous voyez cette icône en face d'un email, cela signifie que cet email est rattaché à au moins un compte du CRM.
11. Icone indiquant qu'il y a des pièces jointes.
12. Pagination.
13. nombre d'emails affichés.
14. création rapide d'un compte ou contact. Pratique lorsque vous souhaitez rattacher un email à un nouveau compte ou nouveau contact.
Ouvrir un email depuis la boite de réception
Dans la messagerie, double-cliquez sur une ligne pour ouvrir un email. L'email passera alors automatiquement en 'Lu'.
Lorsque vous ouvrez un email, une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous proposant de nouvelles options :
1. Lors de l'ouverture d'un email, le logiciel va automatiquement rattacher l'email au compte ou contact possédant la même adresse. On peut voir dans l'exemple que l'email est rattaché au compte telerik et au compte blablae sarl (car dans cette version de test ces 2 entreprises ont le même email, ce qui en pratique n'arrive pas). Dans ce cas, l'email va maintenant apparaître dans l'historique des actions de la fiche (onglet suivi).
Cliquez sur la flèche à gauche du compte ou contact pour ouvrir le menu.
Cliquez sur la flèche bleue pour ouvrir la fiche concernée sur un nouvel onglet ou cliquez sur la croix rouge pour délier l'email.
2. Recherchez un compte ou un contact existant pour lier le mail à une fiche.
3. Cliquez sur la flèche pour ouvrir la création rapide d'un compte ou contact, ceci dans le but de lier l'email ensuite à la fiche nouvellement créée.
4. Les pièces jointes s'affichent ici. Cliquez sur la pièce jointe pour l'ouvrir ou cliquez sur l'icône pour déposer la pièce jointe directement dans le dossier du client pas exemple (voir plus bas titre E. Gestion des pièces jointes).
5. Ouvre l'interface de rédaction de mail pour répondre.
6. Ouvre l'interface de rédaction de mail pour répondre à tous.
7. Ouvre l'interface de rédaction de mail pour transférer le mail à de nouveaux destinataires.
8. Supprime le mail de votre messagerie. L'email est supprimé de votre messagerie mais pas de l'historique client. Il est toujours visible dans l'onglet suivi. Vous pouvez aller dans l'onglet suivi et supprimer définitivement le mail de l'historique si vous le souhaitez.
Gestion des pièces jointes
Lorsque vous avez des pièces jointes dans l'email, vous pouvez les sauvegerder directement dans la fiche du client associé (ou dans un autre dossier).
Pour ce faire, cliquez sur l'îcone en face de la pièce jointe (point 4 de l'image précédente), une nouvelle fenêtre s'ouvre :
Table : choisissez d'abord où vous souhaitez enregistrer la fiche : dans un compte, un contact, une affaire...
Dossier : choisissez ensuite dans quel répertoire sauvegarder le fichier. Vous savez en effet qu'il est possible de créer une arborescence de dossiers dans l'onglet 'documents'.
Recherche : le logiciel vous propose de mettre automatiquement la pièce jointe dans le dossier du compte qui est rattaché à l'email (comtpe telerik dans notre exemple). Vous pouvez cependant déposer le fichier sur un autre compte en saisissant un nouveau nom dans la recherche.