Gestion de la messagerie

A. Configuration de la messagerie

2 Méthodes :

1. paramétrage simple de la messagerie :

Allez dans paramètres > paramétrage des agents > gestion des agents

Sélectionné (ou créez) l'agent désiré puis respectez les étapes indiquées dans l'image :

1.1 Dans la rubraique mail, saisissez l'adresse mail qui sera associée à l'agent.
1.2 Cliquez sur le bouton 'action'
1.3 Saisissez vos paramètres de connexion tel que vous le feriez dans Outlook ou thunderbird. N'oubliez pas de sélectionner sécurité SSL le cas échant (pratiquement toutes les messageries requierent le mode crypté aujourd'hui).

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2. Paramétrage avancé de la messagerie :

Il es possible de gérer l'nsembles des comptes de messagerie sans passer par le menu de chaque agent.

Allez dans paramètres > paramètres généraux > configuration messagerie.

Vous pouvez voir dans le cadre rouge la liste des adresses emails déjà configurées et à qui elles sont associées.
Vous pouvez voir dans la dernière que cette adresse est rattacher à 2 agents en même temps. Des agents peuvent dorénavant relever plusieurs boites emails, dont des comptes emails en commun.

Cliquez sur le bouton nouveau pour créer un compte mail et le rattacher à un ou des agents ou sélectionnez une ligne existante puis cliquez sur modifier.
Vous retrouvez ensuite le panneau de configuration de la messagerie à la différence qu'en bas du panneau vous pouvez y rattache un ou plusieurs agents.

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B. Envoyer des emails

Il suffit de cliquer sur l'îcone en forme d'enveloppe tout en haut à gauche ou depuis chaque page du CRM, cliquer sur le bouton 'action' à droite puis 'envoyer mail'. Cette deuxième méthode sera privilégiée car elle va remplir directement l'adresse mail du destinataire ou charger le modèle désiré suivant la page.

Tous les emails envoyés depuis cette interface seront automatiquement rattachés au client dont dépend l'adresse du destinataire.

Description des fonctionnalités :

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1. Sélectionnez avec quel compte de messagereie envoyer un email
Dessous vous retrouvez les rubriques habituelles de destinataires, copies ou encore copies cachées.

2. L'objet de votre message. L'objet est pré-rempli car indiqué dans le modèle, sinon il est vide. Attention, c'est un champ obligatoire.

3. Le corps de votre email. Il est également pré-rempli si vous l'avez créé dans un modèle. EGGcrm gère les champs de publipostage pour personnaliser l'email ainsi que l'attache de signature.

4. Pour envoyer l'email.

5. Ouvrir l'explorateur de fichiers pour sélectionenr un modèle.

6. Sauvegarder le message en cours.

7. Mode texte : pour les personnes ouvrant leurs emails en mode texte et non HTML, pensez à saisir une phrase type du genre 'pour visionner correctement cet email, utilisez le mode HTML'.

8. Demande d'accusé de réception.

9. Rend le mail privé. Une fois l'email envoyé, celui-ci apparaît dans l'hisorique client et seul l'expéditeur pourra consulter le contenu du mail.

10. Pour rajouter une pièce jointe qui se trouve sur votre ordinateur (équivalent du bouton parcourir).

11. Rajouter une pièce jointe stockée dans l'explorateur de fichiers du CRM (depuis votre espace privé ou commun à tous les utilisateurs, comme une plaquette de produit par exemple). Il est possible lors de la création d'un modèle de rajouter des pèces jointes contenues dans cet espace de stockage.

12. Ajout d'une pièce jointe se trouvant dans le dossier d'un client, ou le dossier d'une affaire.

13. Liste où s'affichent les pièces jointes.

 

C. Gestion de la boite de réception

Allez dans Agent > Messagerie

Ci-dessous l'aperçu et tous les détails des fonctionnalités :

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1. Liste des différents comptes de messagerie auquel vous êtes rattachés.

2. arborescence de la boite de messagerie.

3. Tableau d'affichage des emails. Pour ouvrir un email, double-cliquez dessus (voir détail dessous : lire un email). Les mails non lus sont en gras. Il est possible de cliquer sur les en-têtes de colonnes pour trier.

4. Relever les nouveaux mails.

5. Rédiger un nouveau mail.

6. Fenêtre de paramétrage du compte de messagerie.

7. Actions possibles sur les messages sélectionnés : supprimer, suivi (met une étoile, voir point 9), retirer suivi, passer les message en lus ou remettre les message en non lus.

8. Rechercher des messages contenant le texte renseigné.

9. Cochez l'étoile pour mettre un suivi. Vous pouvez ensuite trier les mails suivis en cliquant sur l'en-tête de la colonne.

10. Lien : si vous voyez cette îcone en face d'un email, cela signifie que cet email est rattaché à au moins un compte du CRM.

11. Icone indiquant qu'il y a des pièces jointes.

12. Pagination.

13. nombre d'emails affichés.

14. création rapide d'un compte ou contact. Pratique lorsque vous souhaitez rattacher un email à un nouveau compte ou nouveau contact.

 

 

 D. Lire un email ou ouvrir un email

Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir un email. L'email passera alors automatiquement en 'Lu'.

Lorsque vous ouvrez un email, une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous proposoant de nouvelles options :

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1. Lors de l'ouverture d'un email, EGGcrm va automatiquement rattacher l'email au compte ou contact possédant la même adresse. On peut voir dans l'exemple que l'email est rattaché au compte telerik et au compte blablae sarl. Dans ce cas, l'email va maintenant apparaître dans l'historique des actions de la fiche (onglet suivi).
Cliquez sur la flèche à gauche du compte ou contact pour ouvrir le menu.
Cliquez sur la flèche bleue pour ouvrir la fiche concernée sur un nouvel onglet ou cliquez sur la croix rouge pour délier l'email.


2. Recherchez un compte ou un contact existant pour lier le mail à une fiche.

3. Cliquez sur la flèche pour ouvrir la création rapide d'un compte ou contact, ceci dans le but de lier l'email ensuite à la fiche nouvellement créée.

4. Les pièces jointes s'affichent ici. Cliquez sur la pièce jointe pour l'ouvrir ou cliquez sur l'îcone pour déposer la pièce jointe directement dans le dossier du client pas exemple (voir plus bas titre E. Gestion des pièces jointes).

5. Ouvre l'interface de rédaction de mail pour répondre.

6. Ouvre l'interface de rédaction de mail pour répondre à tous.

7. Ouvre l'interface de rédaction de mail pour transférer le mail à de nouveaux destinataires.

8. Supprime le mail de votre messagerie. L'email est supprimé de votre messagerie mais pas de l'historique client. Il est toujours visible dans l'onglet suivi. Vous pouvez aller dans l'onglet suivi et supprimer définitivement le mail de l'historique si vous le souhaitez.

 

E. Gestion des pièces jointes

Lorsque vous avez des pièces jointes dans l'email, vous pouvez les sauvegerder directement dans la fiche du client associé (ou dans un autre dossier).

Pour ce faire, cliquez sur l'îcone en face de la pièce jointe (point 4 de l'image précédente), une nouvelle fenêtre s'ouvre :

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 Table : choisissez d'abord où vous souhaitez enregistrer la fiche : dans un compte, un contact, une affaire...

Dossier : choisissez ensuite dans quel répertoire sauvegarder le fichier. Vous savez en effet qu'il est possible de créer une arborescence de dossiers dans l'onglet 'documents'.

Recherche : le logiciel vous propose de mettre automatiquement la pièce jointe dans le dossier du compte qui est rattaché à l'email (comtpe telerik dans notre exemple). Vous pouvez cependant déposer le fichier sur un autre compte en saisissant un nouveau nom dans la recherche.