Couplez, analysez !

Les icônes cliquables

Le raccourci

Modèles de mails

Etats des devis

Optimiser son Workflow

Utiliser le moteur de requête

EGGcrm : page indisponible !

Trouver son client en un clic

Créer et utiliser une signature mail

Ajouter un intervenant à un événement

Déconnecter un agent

Ajouter un ou plusieurs destinataires dans un e-mail

Ma commande est associée à un mauvais compte

Mon client a "disparu" de ma base !

Ouvrir un document commercial pdf

Double clic pour ouvrir Maps

Automatiser ses événements grâce au worflow

Personnaliser et automatiser ses prises de rendez-vous

Autoriser les fenêtres pop-up à s'ouvrir

 

Personnaliser et automatiser ses prises de rendez-vous

Le logiciel EGGcrm vous permet de configurer vos rendez-vous pour atomatiser certains critères.

Si vous avez pour habitude de poser le même type d'événement dans votre agenda (action, formation, relance...), vous pouvez configurer ce critère afin que celui-ci soit toujours préalablement sélectionné lorsque vous rentrez un événement. 

Le type de rappel est lui aussi paramétrable : si vous insérez vos événements systématiquement avec un rappel 1 h avant par exemple, vous pouvez pré-selectionner ce critère pour que celui-ci apparaîsse par défaut dans la création de vos événements.

 

Pour cela, rendez-vous dans le paramétrage de vos préférences profil en cliquant sur l'icône icone-preferences située en haut à gauche de votre écran OU en cliquant sur le menu Paramètres --> Paramètres Généraux --> Personnalisation.

Cliquez sur l'onglet "Configuration événement".

Vous pouvez alors paramétrer selon vos envies, le type d'événement par défaut, le type de rappel ou encore la durée de validité de votre événement.

config-rendezvous1

 

Lorsque vos choix sont faits, cliquez sur "valider".

Voyons ce que cela donne sur notre agenda :

 

config-rendezvous2

 

Vos choix ont bien été enregistrés !

 

Automatiser ses événements grâce au worflow

Les règles de worflow vous permettent d'automatiser certaines tâches comme la création automatique d'un événement suite à la création d'un devis. 

Vous pouvez par exemple, suite à l'appel d'un prospect et à la création d'un devis, demander à EGGcrm de vous créer automatiquement un événement pour penser à relancer ce prospect par téléphone à J+20.

Pour cela, rendez-vous dans les Paramètres, Paramètres Généraux et cliquez sur Worflow.

Vous disposez d'une rubrique intitulée "Vente". Dans cette rubrique, de nombreuses options sont paramétrables. Il vous suffit alors de scroller grâce à la barre grise latérale située à droite pour vous positionner sur le paramétrage des avoir, commande, devis, facture, livraison.

worflow-rubriques

 

Cliquez sur le bouton "Paramètres" pour la sous-rubrique Devis : une pop up s'ouvre.

Vous devez alors indiquer un titre à votre événement, le délai de création de l'événement suite à la création du devis ou encore à quel agent souhaitez-vous affilier l'événement automatiquement.

 

worflow-pop-up

Les explications vous sont indiquées sur le coté droit. N'hésitez pas à vous y référer !

 

Double clic pour ouvrir Maps

 

Depuis votre page comptes ou contact, vous pouvez localiser simplement l'adresse d'un de vos prospects ou client sur Google Maps.

 ampouleL'astuce EGGcrm : pour localiser une adresse, il vous suffit de vous rendre sur l'onglet "Domiciliation" de votre page compte ou contact.

Dans un premier temps, recherchez l'entreprise et sélectionnez là. Rendez-vous dans l'onglet "Domiciliation" et double cliquez sur l'adresse postale renseignée.

Le plan Google Chrome s'ouvre pour localiser le lieu. La fonction "street view" illustrée par cette iconemaps street viewest également disponible.

 

 

Ouvrir un document commercial en PDF

 

Pour les utilisateurs de Google Chrome, l'ouverture de vos documents commerciaux (devis, commandes, factures) au format pdf (depuis votre bureau par exemple) peut rencontrer un dysfonctionnement et une erreur peut s'afficher.

Pour pallier à ce dysfonctionnement, rendez-vous dans votre navigateur Google Chrome et saisissez chrome://plugins/ dans la barre d'adresse URL.

Recherchez "Adobe Reader" dans la liste des plug-ins affichée et activez le.

Après cette manipulation, il vous faudra certainement relancer Google Chrome.


De plus, lors de votre 1er export après manipulation, il pourra être nécessaire de valider l'activation du plug in. Pour cela, il vous faudra cliquer sur l'icône qui apparaitra à droite de la barre d'adresse URL.

 

exportPDF

 

 

Mon client a "disparu" de ma base !

 

En recherchant un client, il vous est peut être arrivé de ne pas le retrouver dans votre base de données. Celui-ci a sans doute été supprimé de votre base. Pas de panique, il vous est impossible de supprimer définitivement un compte !

 

 ampouleL'astuce EGGcrm : pour retrouver votre compte disparu, il vous suffit de le rechercher dans les comptes dits "obsolètes".

 

Pour cela, cliquez sur le menu Comptes et sous-menu Comptes.

Rendez-vous sur l'onglet "Recherche" et cliquez sur "Plus" situé juste en dessous de l'icône flèche fleche-plus

Une case à cocher "obsolète" apparaît : cochez là puis valider grâce à la flèche.

 

obsolete

Cliquez sur le compte disparu puis validez grâce au bouton rouge activer

Votre compte réapparait !

 

Ma commande est associée à un mauvais compte

 

Lorsque vous éditez une commande, vous l'associez automatiquement à un compte. Or, une fois validée, vous ne pouvez plus modifier le compte associé : une pop-up s'ouvre et vous affiche "opération non autorisée".

erreur-commande

 

Pour modifier le compte, vous devez obligatoirement supprimer votre commande, en régénérer une nouvelle et réinscrire toutes les informations commerciales correspondantes.

 ampouleL'astuce EGGcrm :  Vous disposez peut être de numéros de commandes qui ne sont attribués à aucun compte et qui polluent votre base. Pensez, lorsque vous créez ou re-créez une commande, à attribuer un de ces numéro déja existant et n'étant attribué à aucun compte.

 

Ajouter un ou plusieurs destinataires dans un e-mail

 

ampouleL'astuce EGGcrm : Découvrez comment, en quelques clics, ajouter facilement un ou plusieurs destinataires lors de l'envoi d'un email.

 

Depuis l'écran d'accueil de votre logiciel EGGcrm, cliquez sur l'icone emailsituée en haut à gauche pour rédiger un nouveau mail. Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

Afin d'ajouter facilement et rapidement un ou plusieurs destinataires, cliquez sur le A: situé en face du champs " Destinataires".email3

Sélectionnez l'onglet dans lequel vous souhaitez retrouver le mail (Agents, Comptes ou Contacts).

Taper les premières lettres du compte ou du contact recherché puis cliquez sur l'onglet email4

Vous pouvez alors réaliser une sélection unique ou multiple. Cliquez sur le A: pour ajouter l'adresse e-mail en destinataire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur email2

email1

 

C'est fait, vous pouvez maintenant rédiger votre mail ! 

 

Ajouter un intervenant à un événement

 

A certains événements, un ou plusieurs intervenants (ou agents) doivent être présents. Vous devez donc les insérer lors de la création de l'événément.

 

ampouleL'astuce EGGcrm : insérez autant d'intervenants que vous souhaitez à vos événements depuis l'agenda partagé.

 

Pour cela, rendez-vous dans le menu "Agents" et le sous-menu "Agenda".

Vous créez votre événement puis cliquez sur l'onglet " Intervenants ".

 

tuto-intervenant

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans la liste déroulante, tapez les premieres lettres de l'intervenant recherché et sélectionnez-le dans la liste.

 

tuto-intervenant-1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Une fois l'intervenant sélectionné (client, agent,etc.), vous pouvez lui envoyer une invitation par mail pour lui indiquer la création de l'évément et attendre de lui sa confirmation ou non à participer à l'événement.

tuto-intervenant-2

 

 Pour cela, cliquez sur "Invitation" puis sur "Insérer".

 

 

Déconnecter un agent

 

Vous avez peut être déjà rencontré un message (voir ci-dessous) vous indiquant que trop d'agents sont connectés en même temps et qu'il vous est donc impossible de vous connecter.

 

gestion-connexion2

 

ampouleL'astuce EGGcrm : le logiciel vous permet de déconnecter les agents qui se seraient mal déconnectés et qui laisseraient leur session active inutilement.

Pour cela, rendez-vous dans le menu "Paramètres" et "Paramètres Généraux". Cliquez sur l'onglet "Droits et Privilèges" puis sur Gestion des connexions.

 

gestion-connexion

 

Si vous souhaitez déconnecter un agent, cochez la case correspondante dans la colonne Déconnexion.

 

gestion-connexion1

 

Votre ou vos agents sélectionné(s) sont déconnectés ! 

 

Créer et utiliser une signature mail

En quelques clics, vous pouvez communiquer l'image de votre société grâce à des attaches de signature sophistiquées.

ampouleL'astuce EGGcrm : L'outil CRM vous permet de créer et d'aposer à chacun de vos mails une attache de signature que vous aurez vous même créée.

Pour cela, rendez-vous dans le menu " Agents " puis cliquez sur le sous-menu " Création de Documents ".

Pour créer votre signature, aidez-vous de l'outil WYSIWYG qui vous permet, telle une page Word, de créer de toute pièce tout type de document.

wysiwyg1

 

 

 

 

 

 

 

 

Une fois votre oeuvre achevée, cliquez sur le bouton vert " Sauver " située en haut de la fenêtre, signature2 sélectionnez le dossier dans lequel enregistrer votre document puis nommez-le. Enfin, cliquez sur le bouton " Sauver".

Votre signature est enregistrée !

 

Pour réutiliser cette signature, rendez-vous dans la rubrique " Sauvegarde " et onglet " Modèle ", sélectionnez votre fichier signature à l'aide de la loupe et double-cliquez sur le fichier souhaité.

 

signature1

 

 

 

 

Le tour est joué !

 

Trouver son client en un clic

Avec EGGcrm, de nombreuses astuces existent vous permettant de gagner du temps dans l'utilisation quotidienne du logiciel.

 

ampouleL'astuce EGGcrm vous offre la possibilité de trouver rapidement le compte que vous recherchez sans passer par l'onglet Recherche.

 

Rendez-vous dans le menu "Comptes" puis cliquez sur le sous menu "Comptes".

Tapez les premières lettres du Compte à rechercher dans la case correspondante. Une liste déroulante s'affiche alors avec les comptes dont le nom commence par les premières lettres indiquées précédemment.

 

cliquez-trouvez

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cliquez sur le Compte recherché ... c'est fait !

 

EGGcrm : page indisponible !

En essayant de vous connecter à votre logiciel CRM, vous vous êtes peut-être déjà retrouvé devant une page Internet indisponible. Sachez que votre navigateur conserve vos données de navigation qui peuvent perturber le bon fonctionnement du CRM. 

ampouleL'astuce EGGcrm : Pour que votre navigateur efface vos données de navigation et vous permette ainsi de vous reconnecter à votre logiciel, voici la démarche sur Google Chrome et Firefox.

 

Sur Google Chrome

 

Rendez-vous sur la page d'accueil de votre navigateur et cliquez sur l'icone située en haut à droite :  icone

Cliquez sur Historique puis sur Effacer les données de navigation

Dans la liste déroulante, effacez vos données " depuis le début "

Veillez à cocher la case " Vider le cache " et " Supprimer les cookies et autres données de site et de plug-in"

Validez en cliquant sur Effacer les données de navigation.

 

icone-google

Fermez puis ré-ouvrez votre navigateur.

Lancez le CRM !

 

Sur Firefox : 

 

Rendez-vous sur la page d'accueil de votre navigateur et cliquez sur l'icone située en haut à gauche. Cliquez sur la petite flèche à droite de l'onglet Historique puis sur "Supprimer l'historique récent..."

icone-firefox1

 

Une fenêtre s'ouvre : dans le menu déroulant, choisissez intervalle à effacer : " depuis le début "

Veillez à cocher les cases Cookies et Cache puis " Effacer maintenant "

icone-firefox

 

Fermez puis ré-ouvrez votre navigateur.

Lancez le CRM !

 

Utiliser le moteur de requête

 

Très complet et performant, le moteur de requête reste un outil difficile à manipuler de part la complexité des formules à insérer.

ampouleL'astuce EGGcrm : l'outil vous permet de récupérer et extraire des informations sur le contact à partir de données issues du compte.  Ex : " Je veux tous les mails et téléphones des contacts prospects ".

Pour cela, vous pouvez suivre la requête suivante : 

Rendez-vous dans Etats puis Etats prédéfinis. Cliquez sur l'onglet Liste, situé en haut à gauche. Sélectionnez la rubrique Contact avec la petite icone plus-icone pour dérouler la liste et choisissez Liste des contacts.

 

requete1

 

La logique de votre requête est essentielle pour exporter précisément votre recherche.

Sélectionnez la table " Compte " et recherchez uniquement les prospects. A partir de cette base de prospects, vous recherchez les coordonnées mail et téléphone et autres informations utiles pour vous. Voici ce que doit donner votre écran : 

 

requete2

 

Une fois votre requête effectuée, exportez votre liste sous le format de votre choix. Le format HTML vous permet de visualiser en ligne votre requête.

 

Optimiser son Workflow

 

Avec EGGcrm, vous pouvez automatiser certaines tâches récurrentes qui prennent parfois beaucoup de temps. 

ampouleL'astuce EGGcrm : grâce aux règles de gestion appelées Workflow, vous pouvez générer automatiquement une date limite de validité à vos devis. Le cas échéant, la date limite est d'un jour.

 

Comment faire ? 1re étape, vérifier que le workflow est bien activé : rendez-vous dans le menu Paramètres --> Paramètres généraux --> Droits et privilèges. Cliquez sur profil.

Dans la gestion des profils, sélectionnez le profil concerné.

 

screenshot-profil1

 

Dans la liste, retrouvez la Gestion des paramètres et déroulez la liste en cliquant sur la flèche verte située à droite. Sélectionnez Workflow dans la liste déroulante. 

 

screenshot-profil   

 

2e étape : modifier les règles de gestion. Rendez-vous dans le menu Paramètres --> Paramètres généraux --> Worflow.

Dans la rubrique " Vente", vous disposez de plusieurs règles. Pour modifier la date limite de validité de vos devis, modifiez la 6e ligne " Ajout x nombre de jours à la date limite par rapport à la date du devis. " et ajoutez dans la barre le nombre 30 pour que vos devis disposent de 30 jours de validité.

 

screenshot-worflow

Vous pouvez également modifier la date de validité de vos avoirs, vos commandes, vos factures et vos affaires.

 

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Etats des devis

Grâce à de nombreux raccourcis et astuces en tout genre, EGGcrm vous permet de gagner du temps notamment dans l'élaboration de vos devis et factures.

ampouleL'astuce EGGcrm : pour passer votre devis du statut "brouillon" au statut "en cours", deux possibilités s'offrent à vous.

Option 1 : votre devis change automatiquement de statut lorsque vous envoyez ce dernier par mailemail

Option 2 : vous changez vous-même le statut de votre devis depuis la liste déroulante "Etat".

 

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Modèles de mails

Le logiciel EGGcrm vous permet de créer des modèles de mails et de les associer à chacune de vos actions (devis, commande, facture,etc.).

ampouleL'astuce EGGcrm : La première étape consiste à créer des modèles de mails. Pour cela, allez dans Agent --> Création de document et rédigez votre mail dans l'éditeur de texte. Sauvegarder.

Attention, pour que chaque utilisateur du logiciel EGGcrm puisse voir et utiliser les modèles de mails, pensez à les ajouter dans les droits d'accès sur cette même page.

Ensuite, rendez-vous dans Paramètres --> Paramètres Généraux --> Personnalisation.

Dans la troisième rubrique "Modèle par défaut",  attribuez le modèle à chaque action en cliquant sur l'icône en forme de double flèche bleue.

 personnalisation

  

 

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Le raccourci

Sur la page d'accueil du CRM, vous disposez d'une petite icône à gauche de votre écran. Cette icône fléchée vous permet d'accéder aux raccourcis que vous aimeriez voir apparaître sur la page d'accueil.

 

menu raccourcis

 En cliquant sur cette petite icone bouton, la liste des raccourcis s'affiche.


 menu raccourcis2

 

ampouleL'astuce EGGcrm : cliquez sur toutes les pages que vous souhaitez ajouter aux raccourcis (le mot se raye) puis cliquez sur valider. Vos raccourcis sont activés !

 

PS : Pour supprimer tous les raccourcis, cliquez sur Raccourcis puis sur le bouton Initialiser. Pour supprimer un ou plusieurs raccourcis, cliquez sur le mot que vous ne souhaitez plus voir apparaître dans les raccourcis puis sur le bouton Valider.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Les icônes cliquables

Première et non moins importante astuce du logiciel EGGcrm, les icônes cliquables.
De nombreux utilisateurs ignorent cette fonctionnalité permettant d'ouvrir facilement de nouveaux onglets sans perdre sa page précédente.

ampouleL'astuce EGGcrm : Avez-vous remarqué une icône à gauche de chaque sous menu ? En cliquant dessus, cette icône vous permet d'accéder à la page demandée sous un nouvel onglet. Vous pouvez ainsi travailler aisément avec plusieurs onglets et mettre les différentes pages côte à côte.

icone-raccourcis

 

 

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Couplez, analysez !

La synchronisation d'un outil CRM avec un tableur vous permet d'exploiter des données stratégiques sur votre activité.

 ampouleL'astuce EGGcrm : votre logiciel EGGcrm peut être couplé avec le tableur Excel (tout outil gérant les connexions ODBC). Vous pouvez par exemple créer des tableaux croisés dynamiques pour analyser votre activité (comparer les devis et les commandes réalisés par chaque commercial sur une période donnée par exemple) et les mettre à jour en un clic pour visualiser les évolutions.