L’importation de vos données dans le logiciel CRM requiert un bon niveau de connaissance de l’outil.

Un mauvais import peut avoir des conséquences regrettables sur la qualité de vos données clients et peut nécessiter une intervention de l’intégrateur pour réparation des dommages.

C’est pourquoi, nous vous recommandons vivement de suivre une formation (par webconference ou sur site) afin de maîtriser l’ensemble des techniques d’import/export de vos données. Ce tutoriel ne saurait répondre à tous les cas de figure d’import de bases pré-existantes.

L’import de données doit se faire sous format .csv. Si vous disposez de fichiers Excel, nous vous invitons à les ré-enregistrer sous format .csv.

Pour cet import, il vous faudra procéder en deux étapes :

- L’import de vos comptes (personnes morales),

- L'import de vos contacts (personnes physiques) reliés à vos comptes.

       1-      Importez vos comptes

Pour importer vos comptes, vous devez proposer un fichier en format csv dont la première colonne correspond au numéro identifiant de vos comptes. Le format de ces numéros est laissé libre.

Les autres colonnes sont celles de votre choix : nom de la société, adresse, code postal, ville, mail, téléphone, activité….

Exemple de fichier .csv type pour import de compte : cliquez ici.

Une fois votre fichier prêt, rendez-vous dans EGGcrm, rubrique Paramètres, Paramètres généraux, Gestion des données, Import données.

Cliquez sur la table « Clients » (que vous souhaitiez importer des clients, des prospects, des partenaires… la table correspondante est la même pour tous les types de comptes).

 

import-donnees

Une pop up s’ouvre. Cliquez sur « sélectionnez un fichier » pour charger le fichier en format .csv à importer.

Dans la liste déroulante type, choisissez le type de compte correspondant : client, prospect, revendeur… Dans la liste déroulante Statut, choisissez le statut correspondant aux comptes à importer : entreprise, particulier, association…

Choisissez ensuite le mode Insertion (le mode Modification est réservé aux imports venant modifier des données existantes).

Sélectionnez le menu Ignorer les entêtes (ou sans les entêtes si vos colonnes ne comportent pas de titre).

Il vous faut maintenant procéder au mappage des champs qui est l’étape la plus délicate. Le mappage des champs consiste à faire correspondre les colonnes de votre fichier .csv aux champs du logiciel CRM.

Dans le dossier Champs de la table client, sélectionnez d’abord le champ Numéro qui correspond à la première colonne de votre fichier .csv.
Choisissez ensuite les champs correspondant aux autres colonnes de votre fichier d’import en respectant impérativement l’ordre d’apparition de ces dernières (par exemple, si la troisième colonne de votre fichier .csv correspond à l’adresse de vos comptes, veillez à ce que le champ Adresse 1 apparaisse bien en 3ème position dans la sélection des champs).

Votre fenêtre d’import devrait donc ressembler à ceci :

mappagecompte

Cliquez ensuite sur Valider.

Le logiciel vous propose alors le rapport de l’analyse réalisée avant import. Si le nombre d’erreur est de 0 alors l’import devrait se réaliser sans problème. En revanche, si le logiciel a détecté des erreurs, elles peuvent perturber l’import de données. Nous vous conseillons d’apporter les modifications nécessaires sur votre fichier .csv avant de procéder à l’import.

Cliquez sur Importer. Confirmez l’action. Si l’insertion a fonctionné, le message « Insertion réussie » doit apparaître.

       2-      Importez vos contacts

Nous allons maintenant relier vos contacts à vos comptes qui viennent d’être importés.

De même que pour les comptes, le fichier d’import de vos contacts doit être au format .csv. La première colonne doit aussi correspondre au numéro des sociétés auxquelles les comptes sont affiliés. Par exemple, si vous avez trois contacts qui travaillent au sein de la société Untel, alors le numéro de la société Untel doit figurer dans la première colonne pour les trois contacts à importer.

Exemple de fichier type pour l’import de vos contacts : cliquez ici.

Pour procéder à l’import des contacts, il faut vous rendre dans le menu Paramètres, , Gestion des données, Import données. Sélectionnez la table Contact .

La pop up d’import s’ouvre.  Cliquez sur Choisissez un fichier pour sélectionner le fichier d’import.  Choisissez le mode « Insertion » et « Ignorer les entêtes ».

Vous allez à nouveau procéder au mappage des champs. Double-cliquez sur le dossier « Autres champs acceptés » et sélectionnez en premier lieu le champ Numero société. Puis sélectionnez les autres champs correspondant aux entêtes de colonnes de votre fichier .csv, toujours en respectant impérativement l’ordre d’apparition de ces dernières.

Votre fenêtre d’import de contacts devrait ressembler à ceci :

mappagecontact

Cliquez maintenant sur Valider.

Si le rapport d’analyse ne relève pas d’erreurs, vous pouvez cliquer sur Importer. Si le message « Insertion réussie » apparaît, c’est que votre import a été réalisé avec succès !