Création d'un modèle d'email personnalisé

Nous allons apprendre à créer rapidement des modèles de mails professionnels dans EGGcrm.

Allez dans Agents > création de document.

wysiwyg

 

1. Première étape : l'expéditeur. Par défaut EGGcrm met votre prénom et nom d'utilisateur. Vous pouvez donc le laisser, changer pour mettre par exemple 'service commercial' ou même le laisser vide pour que le même modèle serve à tout le monde. En effet, dans ce dernier cas le logiciel remplacera automatiquement avec vos coordonnées.(voir astuce à la fin de cet article).

2. Votre adresse mail de retour. Par défaut, EGGcrm met l'adresse qui est été saisie pour votre utilisateur du CRM.  Vous pouvez la changer ou la laisser vide (voir astuce toujours en fin d'article).

3. L'objet : Laissez vide pour un modèle générique ou saisissez l'objet si vous destinez le mail à une fonction précise comme par exemple pour l'envoi des devis. Dans ce cas, vous saisirez par exemple 'Votre devis...'.

4. Pièce jointe : il est possible de joindre une ou plusieurs pièces au modèle. Elles seront automatiquement reprises lors de l'envoi. Le devis en PDF, la commande ou la facture viendront automatiquement s'ajouter s'il s'agit d'un envoi de document commercial.

5. L'éditeur WYSIWYG pour élaborer son modèle grâce aux options.

Nous allons créer un modèle très simple :

Saisissez votre texte :

Bonjour,
.
.
.
.

Bien cordialement.

Jean-Claude Convenant
Responsable commercial


Pour l'habiller un peu, vous allez sélectionner (mise en surbrillance) votre nom, fonction. Cliquez sur l'icône couleur (6 sur l'image) et choisissez la couleur de votre choix.
Ensuite re-sélectionnez votre nom et cliquez sur l'icône gras B (7 sur l'image).

Vous obtenez ceci :

Bonjour,
.
.
.
.

Bien cordialement.

Jean-Claude Convenant
Responsable commercial

 

Pour finir, nous allons insérer une image. L'image peut être incorporée dans le corps du mail, en url (avec l'image dans votre espace de stockage du CRM ou idéalement hébergée sur un serveur externe, sur votre site internet par exemple).

Nous allons donc saisir une image présente sur le présent site. Son url est http://www.larelationclient.fr/templates/siteground-j16-36/images/logo.png

Dans l'éditeur, cliquez sur l'icône pour insérer une image (8). Une fenêtre s'ouvre. Dans la rubrique URL, saisissez l'adresse de votre logo/image. L'éditeur vous affiche directement un aperçu de l'image. Vous pouvez finir en ajustant certains paramètres comme la taille, la bordure, lien cliquable, etc...

insert image wysiwyg

 

Voici ce que vous obtiendrez au final :

Bonjour,
.
.
.
.

Bien cordialement.

Jean-Claude Convenant
Responsable commercial
logo image mail

 

Variables de Publipostage

Il est également possible de rajouter des variables de puplipostage, notamment dans les attaches de signatures afin que tous les utilisateurs puissent utiliser le même modèle.

Allez en bas de l'écran  : vous retrouvez un bloc nommé 'publipostage' (cf. image ci-dessous). cliquez sur 'champs' qui ouvre une liste déroulante proposant de nombreux champs de publipostage.

Les champs commençant par exp_ sont ceux de l'expéditeur par exemple (l'utilisateur qui va envoyer le mail).

Sélectionnez un champ puis cliquez sur insérer (à droite). Le champ va s'insérer à l'endroit où se trouvait votre curseur.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons mis le prénom, le nom de l'expéditeur, dessous sa fonction puis les téléphones. Evidemment il faut que ses informations aient été saisies dans la gestion des agents pour que le logiciel puisse publiposter.

On peut également sélectionner les champs commençant par 'contact_' par exemple pour mettre en en-tête du mail : Bonjour [var.contact_civ] [var.contact_nom]. Ce qui donnera Bonjour Monsieur Dupont.

Vous pouvez mettre en forme les variables de publipostage comme tout autre texte : gras, couleur, taille de la police, etc..

var publipost

 

Maintenant, cliquez en haut à droite sur 'sauver' pour sauvegarder le modèle.

Attention : n'oubliez pas de sélectionner les agents qui pourront voir le modèle (rubrique : visible par) et ceux qui pourront le modifier (modifiable par). Egalement, pensez à mettre votre modèle dans le répertoire commun et non pas dans votre repertoire privé si vous souhaitez que d'autres utilisent le modèle.

 

Assignation automatique du modèle en fonction de la nature de l'envoi


1. Affecter le même modèle à tout le monde

Allez dans  Paramètres  >  Paramètres généraux  >  Listes de choix  >  Etape des suivis

Sélectionnez la rubrique 'envoi de document' puis pour chaque document (devis, commande, facture, etc...) assignez le modèle correspondant.


2. Affecter un modèle différent à chaque utilisateur

Par défaut, le logiciel va utiliser le modèle générique que nous avons affecté au point précédent 1. Cependant, il est possible pour chaque utilisateur de s'affecter de nouveaux modèles qui seront donc sélectionnés en priorités.

pour cela, allez dans : Paramètres  >  Paramètres généraux  >  Personnalisation ou cliquez en haut à gauche sur  personnalisation icone

Ensuite cliquez sur la rubrique 'Modèle par défaut' puis assignez les modèles désirés aux différents documents.

 

 

et l'assigner via paramètres > paramètres généraux > personnalisation (à faire pour chaque utilisateur).
N'oubliez pas avant de le sauver d'attribuer les droits nécessaires de lecture/modification sur ce modèle.



AstuceVous pouvez laisser les champs 'expéditeur' et 'adresse mail' vides. Lors de l'utilisation du modèle, le logiciel trouvant les rubriques vides va automatiquement pré-remplir avec votre nom et votre mail. Ainsi un même modèle peut servir à toute l'entreprise. Il faudra dans ce cas utiliser également une attache de signature avec variables de publipostage.