Les factures et la loi anti fraude

 

La page facture

Un  petit rappel : La loi impose désormais d'avoir un logiciel de gestion certifié conforme UNIQUEMENT pour les entreprises assujetties à la TVA qui saisissent des factures et des règlements pour des personnes morales non assujetties à la TVA (particuliers, associations, autre…).

Une facture BROUILLON exportée en PDF affichera maintenant le filigrane 'SPECIMEN' dessus.
Il faudra passer la facture à 'en cours' pour pouvoir exporter le PDF officiel sans le filigrane.

ATTENTION : cette opération empêche toute modification ultérieure de la facture (alors que cela restait possible.

Comme avant, l'envoi d'une facture par email via le CRM passe automatiquement la facture à 'en cours' et il faudra donc penser au fait que maintenant cela verrouillera automatiquement le document.

S'il y a une erreur sur l'adresse du client ou autre modification à effectuer sur les produits ou quantités, il faudra annuler la facture et en refaire une nouvelle (par duplication si vous le souhaitez) ou encore faire un avoir et refaire une nouvelle facture.

 

La clôture annuelle


Pour répondre à la loi anti-fraude à la TVA, il est désormais impératif d'effectuer une 'clôture' annuelle de votre exercice. Cette clôture va permettre de prendre une photo à un instant T des données de factures, avoirs, règlements.


Vous devez effectuer cette opération de 'clôture' et exporter un document PDF qui liste toutes les opérations de créations, modifications, suppressions de ces éléments.

Il vous appartient de générer ce document PDF chaque année et de le conserver en dehors du CRM. Il pourra vous être demandé en cas de contrôle.

Aucune modification ou suppression ne sera possible sur les factures, avoirs et règlements concernés par l'exercice après cette opération de 'clôture'.

 

Comment effectuer la clôture annuelle ?

En préliminaire, si ce n'est pas déjà fait, pensez à saisir votre période d'exercice comptable dans la rubrique :

paramètres > paramètres société > informations générales, onglet 'plan comptable'.

Vous avez la rubrique 'Début exercice comptable' qui vous permet de saisir le jour et le mois de début d'exercice.

A faire une fois par an à la fin de votre exercice comptable :

Allez dans paramètres > paramètres généraux > gestion des données > Contrôle op. commerciales

cloture

Sur ce nouvel écran, dans la rubrique 'Exercice comptable' saisissez l'année de l'exercice que vous souhaitez clôturer (point 1 sur l'image ci-dessous) puis validez avec la touche 'ENTREE' ou cliquez sur le bouton bleu.

Cliquez ensuite sur le bouton rouge 'Clôturer' (point 2). C'est terminé ! Le bouton rouge se transforme en bouton vert 'télécharger le PDF'.

Veuillez noter que la clôture sera impossible s'il reste des factures en 'brouillon' sur la période.

Vous pouvez revenir télécharger le PDF à tout moment.
Conservez-en une copie dans un endroit autre que le stockage du CRM. Ce document pourra être demandé en cas de contrôle de l'administration fiscale.

 

L'attestation éditeur

La nouvelle loi pour lutter contre la fraude à la TVA impose également de posséder un logiciel conforme à la loi. Dans ce but, COGIVEA délivre une attestation de conformité que vous devez posséder et archiver.

 

attestation editeurpng

Chaque client pourra télécharger une attestation de l'éditeur du logiciel (COGIVEA) en cliquant en haut à droite sur votre pseudo, puis rubrique 'attestation éditeur'.

 

 

 

 

 

 

Vous pourrez également la télécharger depuis le nouveau menu :

paramètres > paramètres généraux > gestion des données > Contrôle op. commerciales

en cliquant en haut à gauche sur 'attestation éditeur'.

Vous devrez l'imprimer pour la dater et la signer. Vous devrez conserver cette attestation pour la produire en cas de contrôle.

Cette manipulation sera à effectuer à chaque mise à jour majeure uniquement du logiciel. Nous vous inviterons à re-générer la licence quand cela sera nécessaire.