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Prise en main rapide
 

Pour bien démarrer et comprendre EGGcrm, il est conseillé de suivre les étapes ci-dessous.
Ce tutorial a pour but de vous familiariser avec EGGcrm tout en vous montrant les nombreuses fonctionnalités dont il est doté. Ce tuturial présente succintement les fonctionnalités de base du CRM et ne dispense en aucun cas d'une formation complémentaire. Pour plus d'informations, veuillez prendre contact auprès de notre service formation par téléphone au 05.49.09.62.53 ou par mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..


 



etape1Etape 1- Modification des paramètres de votre société Retour sommaire

Allez dans paramètres->informations générales

infos generales1

Modifiez le nom, l'adresse, la ville et le code postal de votre société (1).
Dans l'onglet "logo", ajoutez un logo dans vos documents administratifs (ligne 1) (2).
Pour cela, cliquez sur le bouton parcourir pour choisir une image au format png(8bits) ou jpg de taille entre 100 à 400 pixels de largeur/hauteur.

infos generales2

 

Dans l'onglet "opérations achat/vente", (3) vous pouvez modifier les paramètres des documents commerciaux en ajoutant un texte de commentaire, l'affichage de la tva, de CGV (si elles existent), d'afficher les images produits ...
Pour cela, sélectionnez dans la liste de choix de la barre de titre le document que vous souhaitez modifier.

infos generales3

Dans l'onglet "Autres infos", il faut saisir l'adresse expéditeur utilisée dans les documents commerciaux. Ce dernier contient généralement le nom et l'adresse complète de votre société (4). Les mentions légales bas de page sont à renseigner ici également.

Pour toutes vos modifications, n'oubliez pas de les valider en cliquant sur le bouton vert "valider" en bas de l'interface de saisie (5).

Vous voilà paré d'un minimum d'informations sur votre société pour créer vos 1ers documents commerciaux. Mais avant cela il va falloir créer quelques produits et quelques comptes.

etape2Etape 2- Insertion de produits (nécessaire pour la gestion commerciale) Retour sommaire

Allez dans produits->produits

produits1

 

 

A noter que vos produits peuvent être mis dans des catégories de produits. Si c'est votre souhait, je vous invite à vous rendre dans la page produits-> catégories de produit afin d'insérer votre premières catégories.
Que ce soient les catégories ou les produits, ils ont tous 2 besoin d'un code. Le code produit étant un code allongé du code catégorie en utilisation classique.

Revenons à notre produit : veuillez choisir s'il est de type "service" ou "produit" (1). Le type "produit" gérant les stocks.
Remplir les cases de couleur foncée obligatoirement : le code, le libellé, le taux de tva, l'unité de mesure.
Le choix d'une catégorie est optionnel mais si vous devez en lier une, cliquez sur le bouton vert "+" puis cliquez sur la catégorie à lier. Le code produit doit s'incrémenter du code catégorie + un chiffre incrément (2).
Le prix de vente est important à renseigner pour valoriser les montants dans les documents commerciaux ou les affaires.
Le prix d'achat permet de déterminer la marge brute du produit.
Le commentaire complète le libellé du produit dans les documents commerciaux et peut être de plusieurs lignes.
Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour inclure votre 1er produit dans le CRM (3) (en mode modification le bouton est renommé en "modifier").

produits2

 

De nombreux autres paramètres sont disponibles afin de répondre à des besoins plus évolués dans la gestion commerciale (date de disponibilité, composants, groupe de produits, stock, fournisseurs ...) (4).
Pour saisir de nouvelles données, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à gauche "+" (nouveau) ou sur le lien (fil d'ariane) en haut de page (5).

etape3Etape 3- Insertion de comptes Retour sommaire

Allez dans comptes->comptes

clients1

 

Un compte dans EGGcrm n'est pas uniquement un client mais est l'entité centrale du CRM/Gescom pour les documents commerciaux et le suivi compte.
Il peut être de plusieurs types : client, prospect, suspect, ancien client, fournisseur, partenaire, concurrent, revendeur ...
Pour saisir votre 1er compte, vous devez compléter toutes les cellules en couleur plus foncée : nom, type de compte, statut (1).
Le statut est de 4 types : particulier, société, association, collectivité. En fonction du statut, des champs spécifiques à ce statut seront accessibles.
L'adresse mail d'un compte doit être unique dans les données comptes sinon elle ne sera pas enregistrée. Elle peut servir d'identification lors d'interfaçage avec des logiciels tiers.
Le numéro du compte (2) est un identifiant unique, calculé par un algorithme par défaut et modifiable via l'interface paramètres->informations générales.
Néanmoins, la saisie reste libre et un contrôle est effectué pour voir s'il l'identifiant est disponible dans le CRM.
Vous pouvez laisser le CRM gérer lui-même cette codification.

L'onglet "Domiciliation" est l'adresse du compte (3).
L'onglet "Facturation" est l'adresse qui sera renseignée dans les documents commerciaux liés à ce compte. Décochez la case "Identique au domicile" si l'adresse est différente, sinon votre saisie ne sera pas prise en compte.
Attention, si vous modifiez par la suite cette adresse, les documents préalablement générés conserveront les anciennes données dans un souci de conformité.

Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour inclure votre 1er compte dans le CRM (4) (en mode modification le bouton est renommé en "modifier").
Pour saisir de nouvelles données, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à gauche "+" (nouveau) ou sur le lien (fil d'ariane) en haut de page (5).

etape4Etape 4- Insertion de contacts Retour sommaire

Allez dans comptes->contacts

contacts1

 

Un contact peut être lié à aucun ou plusieurs comptes.
Seul le nom est obligatoire (1).
L'adresse mail d'un contact doit être unique dans les données comptes sinon elle ne sera pas enregistrée. Elle peut servir d'identification lors d'interfacage avec des logiciels tiers.
L'onglet "Domiciliation" est l'adresse du contact (2).

Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour inclure votre 1er compte dans le CRM (3) (en mode modification le bouton est renommé en "modifier").

Suite à cette manipulation, vous pourrez lier un compte.
Pour cela, il suffit d'ajouter le compte via l'onglet "compte" puis cliquez sur le bouton "rechercher" (4).
Sélectionnez le compte à lier en cliquant dessus.
La fenêtre se ferme et le compte apparaît dans la liste donc en étant lié au contact.

Pour saisir de nouvelles données, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à gauche "+" (nouveau) (5) ou sur le lien (fil d'ariane) en haut de page.

etape5Etape 5- Création d'un devis Retour sommaire

Allez dans action->vente->devis

devis1

 

Vous pouvez dorénavant créer votre 1er devis.
Un numéro de devis est automatiquement généré, il doit être unique mais peut être modifié uniquement à la création (1).
Vous devez lier un compte à votre nouveau devis en cliquant sur le bouton "+" dans le formulaire de saisie compte (2).
L'adresse de facturation est celle correspondant à l'adresse de facturation du compte (3).
Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour valider les informations d'entête du devis (4) (en mode modification le bouton est renommé en "modifier").

Une fois cette action faite, rendez-vous dans l'onglet "produit" pour renseigner le corps du document.

devis2

 

Sélectionnez votre produit via le bouton "+", sélectionnez le produit à inclure. (5)
Toutes les informations sont modifiables via le formulaire de saisie (6).
Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour insérer le produit dans le devis (7).


devis3 D'autres informations/paramètres sont modifiables via l'onglet "Autres infos" (8).

Pour saisir de nouvelles données, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à gauche "+" (nouveau) (9) ou sur le lien (fil d'ariane) en haut de page.

etape6Etape 6- Création d'un évènement Retour sommaire

Allez dans actions->événement

evenement1

 

Les évènements sont saisissables par cette interface ou dans l'agenda via l'interface agent->agenda.
Vous pouvez lier un compte, un contact à l'évènement (bouton "+" respectivement à chaque ligne) (1).
La nature de l'évènement est obligatoire (champs obligatoire=boite de saisie de couleur foncée) (2).
En fonction de la nature, les dates et heures de début et fin doivent être renseignées (3).
L'agent affecté à l'évènement qui le verra via son interface CRM (cliquez sur le bouton "+" à coté du choix de l'agent pour modifier cette affectation) (4).
D'autres options sont disponibles telles que le rappel par mail qui permet de planifier un envoi de mails aux protagonistes à date de rappel.
Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour insérer l'événement (5) (en mode modification le bouton est renommé en "modifier").

L'onglet intervenant (6) permet d'ajouter des agents, comptes, contacts tiers et pouvant recevoir la notification par mail ou le rappel par mail.

etape7Etape 7- Création d'une affaire Retour sommaire

Allez dans actions->affaire

affaire1

 

Les champs obligatoires sont le nom, la source, le compte à lier et l'agent à affecter à l'affaire (1).
Cliquez sur le bouton vert "insérer" pour insérer votre 1ère affaire (2) (en mode modification le bouton est renommé en "modifier").

Le tableau des chiffres d'affaires et marge brute permet le chiffrage de l'affaire avec une estimation de réalisation avec le taux de probabilité (3)(4).
Une fois l'affaire insérée, vous pouvez lier des devis/commandes/factures via l'onglet adéquate.
Avec l'onglet évènement, créez des évènements directement liés à l'affaire en sélectionnant (5).

etape8Etape 8- Création d'un démarchage téléphonique Retour sommaire

Allez dans agent->Liste de démarchage

demarchage1

 

Maitrisez le moteur de requête pour filtrer finement les comptes à cibler pour votre démarchage (1).
Dans vos premiers pas, ces filtres ne vous seront pas nécessaires.
Passons donc par le choix du canal qui, dans notre exemple, sera le téléphone (2). Notez que le filtre canal s'ajoute au moteur de requête afin de ne récupérer que les comptes possédant un numéro de téléphone (3).
Affectez le démarchage aux agents en sélection la fonction des agents et en cliquant sur les agents devant être affectés (4). Par défaut, c'est votre agent qui est affecté.
La date de début et de fin est obligatoire pour encadrer le démarchage (5).
En bas, vous avez la liste des comptes qui feront l'objet d'un démarchage (6).
Cliquez sur le bouton vert "valider" pour insérer les comptes à démarcher par téléphone (7).

demarchage2

 

Pour voir votre liste de démarchage, se rendre dans la page action->démarchage (8).
Seuls les agents qui ont été affectés verront la liste de démarchage.
Sélectionnez un compte pour le démarcher (9).
Vous pourrez modifier les informations du compte directement via cette interface (en cliquant sur le bouton vert "modifier") (10).

demarchage3

 

L'onglet "action" permet de choisir l'action appropriée lors de la prise de contact. En fonction de votre action, le compte est conservé ou éjecté de la liste de démarchage (11).
Un historique des démarchages et des statistiques (12) est conservé dans le CRM.

conclusionConclusion Retour sommaire

Maintenant, à vous de tester les nombreuses autres possibilités qu'offre EGGcrm.
Voici une liste non exhaustive des autres fonctionnalités disponibles en fonction du pack acquis :
- Support ticket
- Tâche
- Agenda partagé
- Note de frais
- Base de connaissance
- Campagne, e-mailing
- Nouvelle interne
- Facture
- Bon de livraison
- Bon de réception
- Commande fournisseur
- Commande client
- Avoir
- Argumentaire
- Messagerie
- Création de modèle
- Ressource
- Tableau de bord et rapport
- Extranet
- Interface mobile
- Suivi de chantier

Et bien d'autres modules ...












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